Modelowanie procesów, czyli tworzenie diagramów przedstawiających poszczególne etapy danego procesu w zrozumiałej formie, to coraz chętniej wykorzystywana przez firmy metoda służąca zwiększeniu efektywności zarządzania biznesem. Dzięki niej możliwe jest bowiem wykrycie tzw. „wąskich gardeł” oraz wprowadzenie niezbędnych optymalizacji. W celu osiągnięcia jak najlepszych rezultatów, wiele organizacji decyduje się na wdrożenie profesjonalnego oprogramowania do modelowania procesów, które wykorzystuje metodę notacji BPMN i łączy ją z innymi technologiami – na przykład low-code i no-code.
Co to jest modelowanie procesów biznesowych?
Utrzymywanie najwyższej efektywności procesów jest dzisiaj priorytetem dla każdego średniego lub większego przedsiębiorstwa, któremu zależy na poprawie lub nawet na zachowaniu swojej pozycji rynkowej. Aspekt ten wpływa bowiem bezpośrednio na sposób funkcjonowania całej organizacji, przez co brak optymalizacji w tym zakresie może znacznie spowolnić rozwój firmy. Właśnie z tego powodu przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na modelowanie procesów biznesowych. Co jednak kryje się za tym pojęciem?
Modelowanie procesu to metoda graficznego przedstawienia procesu biznesowego, która pozwala na jego jasne zdefiniowanie i przedstawienie w zrozumiały sposób. Dzięki temu możliwe jest przeanalizowanie wszystkich składowych, znalezienie aspektów wymagających modyfikacji i wdrożenie niezbędnych działań optymalizacyjnych. Modelowanie procesów biznesowych jest więc czynnością, która w bezpośredni sposób przyczynia się do zwiększenia efektywności firmy.
Aby modelowanie procesów biznesowych przebiegało sprawnie i przynosiło założone rezultaty, niezbędne jest wykorzystanie odpowiednich technologii oraz skorzystanie z właściwych narzędzi. W celu optymalizacji działań konieczne jest bowiem posługiwanie się komunikatami jasnymi zarówno dla pracowników firmy, jak i dla osób, które będą odpowiadać za wdrażanie właściwych rozwiązań technicznych. Dlatego właśnie w przypadku modelowania procesów wykorzystywana jest obecnie notacja BPMN łączona z technologiami low-code i no-code, które pozwalają na szybkie implementowanie zmian.
BPMN (Business Process Modeling Notation) pozwala na opisywanie procesów biznesowych firmy w formie graficznej. Wykorzystywany w tym celu schemat blokowy przedstawia wszystkie kolejne etapy procesu oraz czynniki, które mają wpływ na jego całościowy kształt. Graficzna mapa procesów jest zrozumiała również dla osób nieposiadających wiedzy z zakresu IT. Standard BPMN jest jednak jednoznaczny i wspierany przez wiele narzędzi, przez co jego użyteczność w projektowaniu, modyfikowaniu i wdrażaniu procesów jest bardzo wysoka.
Cele modelowania biznesowego
Niezwykle ważnym etapem działań związanych z usprawnieniem procesów w firmie jest wyznaczenie odpowiednich celów modelowania biznesowego. Jeżeli bowiem firma posługuje się jedynie ogólnymi stwierdzeniami dotyczącymi zwiększenia efektywności, nie będzie ona w stanie precyzyjnie zlokalizować aspektów wymagających optymalizacji oraz podjąć niezbędnych działań ukierunkowanych na rozwiązanie konkretnego problemu. Jak jednak wyznaczyć cele modelowania biznesowego, których realizacja faktycznie pozwoli na osiągnięcie przewagi konkurencyjnej?
W tym przypadku niezwykle istotne jest dokładne przeanalizowanie indywidualnej sytuacji danego przedsiębiorstwa. Stworzenie mapy procesów biznesowych i dokładne prześledzenie każdego z pojedynczych jej elementów umożliwi znalezienie czynników niepozwalających na osiągnięcie pełnej efektywności. W ramach modelowania biznesowego warto więc przeanalizować między innymi takie aspekty jak:
- procesy sprzedażowe;
- procesy związane z zakupem wyposażenia;
- procesy marketingowe;
- procesy rekrutacyjne;
- procesy produkcyjne;
- procesy obsługi klienta;
- procesy związane z zarządzaniem pracownikami i organizacją;
- procesy obiegu dokumentów i faktur.
W ramach danego przedsiębiorstwa istnieć mogą również inne procesy biznesowe. Dlatego właśnie podczas modelowania niezbędne jest indywidualne podejście oraz zaangażowanie osób dokładnie znających specyfikę danej organizacji.
W trakcie wyznaczania celów modelowania biznesowego nie można jednak ignorować specyfiki branży danego przedsiębiorstwa oraz działań konkurencji. Sposób działania wszystkich zachodzących w firmie procesów będzie bowiem wpływał na efektywność organizacji, a co za tym idzie, także na pozycję przedsiębiorstwa na rynku. Dobra orientacja we współczesnych trendach dotyczących działań optymalizacyjnych jest więc kluczowa dla uzyskania przewagi konkurencyjnej.
Efektywne zarządzanie biznesem
Optymalizacja procesów biznesowych w firmie to sposób na zwiększenie efektywności przedsiębiorstwa. W obecnie działających organizacjach wykonywanych jest wiele czynności, w które zaangażowanych jest przynajmniej kilka osób. Jeżeli na którymś etapie procesu pojawią się opóźnienia, to wpłyną one na pracę każdego z kolejnych pracowników. Dlatego właśnie przedsiębiorcy efektywnie zarządzający biznesem muszą znaleźć tzw. „wąskie gardła” każdego z procesów.
Wąskie gardło to pojęcie służące do określania najmniej wydajnego elementu, który wpływa na obniżenie efektywności całego procesu biznesowego. Wyeliminowanie słabego punktu pozwoli więc zoptymalizować daną czynność i zwiększyć wydajność firmy. Trzeba jednak liczyć się z faktem, że pozbycie się jednego wąskiego gardła często skutkuje odkryciem, że kolejne etapy procesu również nie są w pełni efektywne. Skuteczne zarządzanie biznesem wymaga więc ciągłego monitorowania procesów i podejmowania niezbędnych działań optymalizacyjnych.
W jaki sposób zyskać jednak możliwość ciągłego modyfikowania istniejących procesów biznesowych? Niezastąpione okazują się w tym przypadku nowoczesne rozwiązania techniczne. Na rynku dostępne są bowiem systemy, dzięki którym modelowanie procesów biznesowych w firmie staje się dużo łatwiejsze i bardziej efektywne.
Oprogramowanie do modelowania procesów biznesowych
Na wdrożenie profesjonalnego oprogramowania do modelowania procesów decyduje się obecnie coraz więcej przedsiębiorstw. Organizacjom pozwala to bowiem osiągnąć liczne korzyści biznesowe. Odpowiedni system nie tylko ułatwi analizowanie i opisywanie procesów, ale także umożliwi ich szybkie testowanie, modyfikację i wdrażanie.
Na rynku obecnych jest wiele rodzajów oprogramowania, które tworzone są z myślą o różnych potrzebach. Nie każde z nich będzie jednak odpowiednio dopasowane do specyfiki danego przedsiębiorstwa. Właśnie z tego powodu niezwykle ważne jest to, aby czynność, jaką jest modelowanie procesów, zacząć od analizy potrzeb i wyznaczania konkretnych celów. Tylko wybór właściwie dobranego do wymagań oprogramowania będzie bowiem w stanie umożliwić firmie realizację swoich założeń i osiągnięcie wyższej efektywności.
Czym jednak tak naprawdę wyróżnia się dobry system dla firmy? Jak zaznaczyliśmy już wcześniej, najważniejsze jest to, by oprogramowanie pozwalało na wdrożenie wszystkich działań wyznaczonych na etapie planowania i analizy potrzeb. Warto jednak zwrócić uwagę na to, by wykonywane za jego pomocą modelowanie było jak najbardziej czytelne. Dzięki temu wszyscy zaangażowani w te działania pracownicy będą w stanie zrozumieć to, jak wyglądają obecne procesy. Właśnie takie możliwości oferowane są przez systemy wykorzystujące notację BPMN.
Bardzo istotne jest także to, by wybrany przez firmę system umożliwiał modelowanie pracownikom, którzy faktycznie są zaangażowani w dane procesy i dobrze znają ich specyfikę. Oprogramowanie powinno więc być użyteczne również dla osób, które nie posiadają szerokiej wiedzy z zakresu programowania. Idealnym rozwiązaniem będzie więc system do modelowania procesów biznesowych w firmie, który łączy notację BPMN z technologią low-code. Dzięki temu wiele działań związanych z wdrażaniem i testowaniem modyfikacji nie będzie musiało być zlecanych na zewnątrz.
Przykładem oprogramowania łączącego BPMN i low-code jest platforma LOGITO. Zapewnia ona dodatkowo także prostą obsługę i wiele innych udogodnień dla firmy, przez co jest chętnie wybierana przez organizacje, którym zależy na zwiększeniu efektywności procesów i zyskaniu przewagi konkurencyjnej.
Korzyści z zastosowania modelowania procesów
Z faktu, że modelowanie procesów biznesowych w firmie jest niezbędnym elementem efektywnego zarządzania organizacją, sprawę zdaje sobie coraz więcej przedsiębiorców. Efektem tego jest rosnąca popularność profesjonalnych systemów, które zapewniają duże możliwości optymalizacji. Wszystkie osoby zarządzające firmą, które nie podjęły jeszcze decyzji o wdrożeniu oprogramowania do modelowania biznesowego, powinny zapoznać się ze wszystkimi korzyściami tego rozwiązania.
Na współczesnym rynku tempo, z jakim zachodzą zmiany, jest bardzo wysokie. Każde przedsiębiorstwo powinno więc docenić fakt, że wykorzystanie odpowiedniego systemu znacznie zwiększa szybkość wdrażania niezbędnych działań. Dzięki temu firma może nadążyć za zmieniającymi się potrzebami konsumentów oraz konkurencją, która również podejmuje działania służące zwiększeniu swojej efektywności.
Dużym benefitem modelowania procesów jest z pewnością możliwość dokładnego poznania każdego z etapów poszczególnych czynności. Umożliwia to znalezienie elementów niepozwalających na osiągnięcie pełnej efektywności. Dzięki wykorzystaniu w celu modelowania procesów biznesowych odpowiedniego oprogramowania, które jest oparte na notacji BPMN, możliwe jest poprawienie czytelności, co przekłada się na łatwiejsze rozwiązywanie problemów.
W niektórych przypadkach wdrożenie zmian w procesach wymaga przeprowadzenia kilku testów (UAT, bezpieczeństwa, wydajności, QA), które mają zapewnić, że poprawki przyczynią się do zwiększenia efektywności firmy. Jeżeli do modelowania procesów firma wykorzysta specjalistyczne oprogramowanie oparte na technologii low-code, sam etap testów przebiegnie znacznie sprawniej. Ze względu na prostotę obsługi systemu, wiele czynności będzie można bowiem przeprowadzić samodzielnie, bez konieczności zlecania zadań firmom zewnętrznym. Dodatkowo decydując się na profesjonalnego dostawcę, takiego jak LOGITO, zyskamy opiekę powdrożeniową i gwarancję szybkiego rozwiązania wszystkich ewentualnych problemów technicznych.
Jak więc widać, modelowanie procesów jest niezwykle istotną kwestią, która może pomóc w podniesieniu wydajności przedsiębiorstwa. Aby wdrożenie odpowiednich zmian przebiegało sprawnie, warto jednak skorzystać ze specjalistycznego oprogramowania dla firm takiego jak LOGITO. Zdecyduj się na jego wdrożenie już teraz, a modelowanie biznesowe stanie się łatwiejsze i bardziej efektywne, co pozwoli organizacji na zyskanie przewagi konkurencyjnej. LOGITO zagwarantuje Ci także profesjonalną analizę przedwdrożeniową, stabilne działanie systemu i wsparcie w ramach opieki powdrożeniowej.