Sieci handlowe mają za sobą pierwszy rok obowiązkowego KSeF. Luty i kwiecień 2026 roku przeszły w wielu firmach łagodniej, niż zakładano, bo część dokumentów wciąż mogła powstawać po staremu. Te możliwości wygasają 31 grudnia i wtedy zmieni się nie tyle przepis, co codzienna praca przy kasie i w dziale rozliczeń.
Co kończy się 31 grudnia 2026 roku?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największych podatników 1 lutego 2026 roku, a od 1 kwietnia dołączyli pozostali przedsiębiorcy, łącznie ze zwolnionymi z VAT. Przez cały ten czas działał jednak zestaw ułatwień. Faktury można było wystawiać z kasy rejestrującej, paragon z NIP do 450 zł nadal pełnił funkcję faktury uproszczonej, a sprzedaż fakturowaną do 10 tys. zł brutto miesięcznie wolno było dokumentować poza systemem. Do końca roku nie ma też kar za błędy w stosowaniu KSeF.
Od 1 stycznia 2027 roku żadna z tych furtek nie działa, a sankcje sięgają 100 proc. kwoty VAT z faktury. Dla firmy z kilkudziesięcioma punktami sprzedaży to przestaje być temat dla księgowości, a staje się pytaniem o konfigurację: czy kasy, magazyn i finanse pracują na jednym obiegu dokumentów. To, jak gładko taka zmiana przechodzi przez całą sieć, zależy w dużej mierze od tego, co przygotował producent systemu ERP, bo aktualizacje zgodności i połączenie z bramką KSeF wychodzą po stronie dostawcy oprogramowania.
Paragon z NIP przestaje załatwiać sprawę
W sklepie detalicznym najwięcej zamieszania wywoła właśnie ten punkt. Klient firmowy, który dziś prosi o paragon z NIP na kwotę poniżej 450 zł, dostaje dokument wystarczający do odliczenia VAT. Od stycznia taki paragon wraca do roli zwykłego dowodu sprzedaży. Jeśli kupujący chce fakturę, musi ona powstać w KSeF i dostać nadany przez system numer.
Sprzedawca przy ladzie nie ma czasu na procedurę rozpisaną na kilka kroków w dwóch różnych programach. Ciężar przenosi się więc na oprogramowanie: dane kontrahenta powinny podstawiać się automatycznie, a dokument wychodzić z tego samego miejsca, w którym rejestrowana jest transakcja. Osobne bazy klientów w kasie i w systemie centralnym oraz ręczne przepisywanie NIP-u to przy kilkuset paragonach dziennie prosta droga do pomyłki.
Tryb offline24 i sklep ze słabym łączem
Internet w galerii handlowej potrafi paść w sobotnie popołudnie. KSeF przewiduje na taką sytuację tryb offline24: fakturę wystawia się bez połączenia z systemem, z kodem QR, i przesyła najpóźniej następnego dnia roboczego. Przy ogłoszonej awarii po stronie Ministerstwa Finansów termin wydłuża się do siedmiu dni roboczych.
Z perspektywy centrali liczy się jedno: czy ktoś pilnuje kolejki takich dokumentów. Faktura wystawiona offline i nieprzesłana w terminie od 2027 roku oznacza karę liczoną osobno dla każdego dokumentu. Sensownie poukładany system pokazuje zaległości na jednym ekranie, zamiast zostawiać je pamięci kierownika sklepu.
Druga strona obiegu, czyli faktury od dostawców
Odbieranie faktur przez KSeF objęło wszystkie firmy już od lutego 2026 roku. Dostawcy nie wysyłają PDF-ów na skrzynkę, dokument pojawia się w systemie niezależnie od tego, czy ktoś go oczekiwał. W sieci handlowej z kilkudziesięcioma dostawcami daje to stały strumień faktur, które trzeba zestawić z zamówieniami i przyjęciami towaru.
Wraca tu temat spójności danych. Faktura zakupowa ma wartość dopiero wtedy, gdy sama łączy się z dokumentem przyjęcia, a różnice w cenach czy ilościach wyłapuje system, nie osoba przeglądająca załączniki. Od stycznia dochodzi jeszcze numer KSeF przy płatnościach, czyli kolejny punkt styku między księgowością a bankiem.
Dwa miesiące na test, nie na wybór dostawcy
Do końca okresu przejściowego zostało kilka tygodni i lepiej przeznaczyć je na próby. Warto przejść całą ścieżkę na sucho: wystawić fakturę dla klienta firmowego z poziomu kasy, odciąć łącze i sprawdzić, co dzieje się z dokumentem w trybie offline, odebrać fakturę zakupową i dopiąć ją do przyjęcia towaru.
Pierwsze miesiące obowiązkowego KSeF pokazały, że najwięcej kłopotów sprawiają drobiazgi. Nieaktualne dane kontrahentów, brakujący certyfikat KSeF, uprawnienia nadane jednej osobie, która akurat poszła na urlop. Żadna z tych rzeczy nie wymaga dużego projektu wdrożeniowego, za to każda potrafi zatrzymać sprzedaż w pierwszym tygodniu stycznia.